O WhatsApp da clínica num lugar só
Em muitas clínicas, o WhatsApp mora num celular na recepção. Uma pessoa responde por vez, a conversa some quando o turno muda e ninguém sabe se aquele paciente já foi atendido. O Atendimento da Darwin Saúde leva esse WhatsApp para dentro do sistema da clínica:
- Caixa de entrada compartilhada: todas as conversas do número da clínica, em tempo real, para a equipe inteira.
- Filas e responsáveis: Minhas, Não atribuídas e Todas, com atribuição a uma pessoa e o botão Atribuir a mim.
- Status de cada conversa: Aberta, Pendente, Adiada ou Resolvida. Adiar traz a conversa de volta mais tarde, amanhã ou na data que você escolher.
- Mensagens completas: texto, imagem, áudio gravado na hora, documentos, emoji e resposta citando uma mensagem, com o status de entregue e lido.
Ligado à agenda e ao prontuário
Uma ferramenta de WhatsApp separada não conhece o paciente. No Atendimento, a conversa fica ligada ao cadastro da Darwin Saúde:
- Detalhes do paciente ao lado da conversa, com os agendamentos, as conversas anteriores e as notas.
- Paciente novo criado a partir da própria conversa, e responsáveis que falam por outros pacientes, como a mãe pelos filhos.
- Agenda a partir da conversa: agendar, remarcar, desmarcar ou confirmar, com cada ação registrada no histórico.
- Documentos do paciente, como receita e atestado, enviados direto na conversa.
- Botão de WhatsApp na agenda e no cadastro, que abre a conversa dentro do Atendimento.
As mensagens automáticas da confirmação de consultas pelo WhatsApp continuam saindo pelo mesmo número e aparecem no histórico da conversa.
Organize a equipe de atendimento
- Distribuição automática das conversas novas entre todos os atendentes, entre pessoas escolhidas ou entre os membros de uma equipe, pela regra de menos conversas em aberto ou por rodízio.
- Equipes de atendimento, como recepção e financeiro, que também viram filtro da lista.
- Marcadores coloridos para separar assuntos, como convênio, retorno ou orçamento.
- Respostas rápidas com atalho ”/” para as perguntas de todo dia, como endereço, convênios e preparo de exame.
- Notas internas com menção a um colega, que o paciente não vê.
- Permissões: quem acessa a caixa de entrada e quem gerencia as configurações do módulo.
Horário de atendimento
Defina o horário de atendimento da clínica e escreva a mensagem de fora do horário. Ela é enviada uma vez por conversa quando o paciente escreve com a clínica fechada, para ele saber quando terá resposta.
Metas e indicadores de atendimento
Defina o tempo máximo de primeira resposta e de resolução. A conversa que passa da meta aparece como Em atraso na lista, e o painel de indicadores mostra:
- conversas recebidas e resolvidas, por dia e por status;
- tempo médio de primeira resposta e de resolução, comparado com a meta;
- conversas por atendente.
API oficial do WhatsApp
O Atendimento usa a API oficial da Meta, no número de WhatsApp da própria clínica. Um local pode ligar mais de um número. Pelas regras do WhatsApp, quando o paciente fica mais de 24 horas sem responder, a clínica retoma a conversa por uma mensagem-modelo aprovada pela Meta, pelo botão Iniciar conversa. A clínica pode criar os próprios modelos.
Quanto custa
O Atendimento é um serviço adicional contratado por local, em Configurações, na área de planos e assinaturas: R$ 97 por mês com 1 profissional, mais R$ 45 por mês por profissional ativo adicional. Secretárias e colaboradores não entram na conta, e cancelar mantém o histórico das conversas. Veja os planos da Darwin Saúde e a Darwin Saúde para clínicas.
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